無駄な残業をしている原因に!? 1日20分、年間約80時間も費やす○○時間とは?【20にまつわるエトセトラ】

20にまつわるエトセトラ

1999年、東京都文京区に第1号店が誕生した来店型保険ショップ『保険クリニック』は、今年20周年を迎えます。

そこで、20周年を記念して、「20」をキーワードに様々なことをみなさまにご紹介。20年前の出来事や現代との比較、20に関するトリビアなど、懐かしの話題から「へぇー!」という情報まで、楽しくお届けします。

コクヨ株式会社(本社:大阪市/社長執行役員:黒田 英邦)が昨年、週に書類を5日以上検索する有職者1,031名を対象に、とある調査を実施しました。
その結果、1日のうち、それに費やす時間が20分であることが分かっています。これを1年間に換算すると、約80時間に相当!

これが同じ会社でも残業が多い人少ない人の違いにつながる!?
その時間とは一体何なのでしょうか……?

 

推進されている『働き方改革』

2018年6月に成立した働き方改革法には、「残業時間の上限規制」が主な法改正項目の1つとされました。
それにより以前にも増して取り正されるようになったのが『残業時間』です。

働き方改革

残業削減に向けた企業の取り組み例

それを受け、様々な企業が残業削減に向け取り組みをはじめました。
いくつかご紹介していきます。

19時前退社で『ワークハード・ライフハード』を実践

大和証券では、2006年に「ワークハード・ライフハード」をモットーに19時前退社を導入支店長以下は19時以降の残業は上司に申請をしなければならず、残業をしていると人事部からアナウンスがくるようになっています。

残業チケット&ペナルティ、ピコナポイントで残業削減

3DCGプロダクションのピコナで導入されたのは『残業チケット』という制度です。残業チケットとは、残業を申請するチケット。
月初に10枚配布されますが、6枚以上使うとペナルティがあり、1枚ごとにピコナポイントが5ポイント引かれます。

ピコナポイントは1日出社するごとに1ポイント貯まり、ポイント数に応じて遊園地のチケットなどが当たるサイコロが振れるという、なんとも面白い取り組み!
しかし、7枚目の残業チケットを使うと1週間分のポイントがなくなるため、社員はメリハリをつけて仕事をするようになり、結果として6枚以上チケットを使う社員がいなくなったそうです。

 

残業代を社員へ返還する『スマートワーク・チャレンジ20』

システム開発、ITインフラ構築などを行っているSCSKでは、『スマートワーク・チャレンジ20』を導入。
『スマートワーク・チャレンジ20』とは、前年よりも残業を20%削減して有給休暇20日の完全取得を目指す運動です。
この2つを達成した社員へ本来は残業代として支給予定だったお金をインセンティブとして支給されるというのです。

具体的な例も示しながら活動をしたSCSKは、目的達成し、さらには過去最高益がたたきだされたそうです。

 

トップの強いコミットメントで仕事のスピードを上げる

こちらカルビー株式会社も面白い取り組みをしています。それに必要なのは強いコミットメント。

社員に「16時に帰れ」「終わったら早く帰れ」と言い、また5時間ごとに座る席をコンピューターが指定するシステムを導入したり、会議室をガラス張りにするなど、落ち着かない環境にすることで、不要な作業を排除して仕事に取り組むスピードを上げました。

また現在は、自分の価値さえ上げられれば出社・退社時間は自由、出社しなくても良いという働き方を推進しています。

 

残業を減らすには各々の努力が不可欠

企業側の様々な努力があろうとも、そこには各々個人の努力も必要不可欠です。
効率化をはかり、無駄を省く。

そのためにも減らしたい、コクヨが発表した毎日20分間の無駄な時間とは

『書類を探す時間』です。探す行為

あなたは身に覚えはないでしょうか。
データ作成中に、「あれ、参考資料はどこだっけ?」
「この辺りにあったはずの資料がない」
「この資料!忘れてた!」などなど・・・
急いでいるときに限って見つからない!なんてことも。

この調査では平均20分となっていますが、もしかするともっと使っているかも知れません。

年間にして約80時間。
これは1日8時間労働だと仮定すれば、約10日間はずっと探し物をしている時間にあたります。

 

人生においても同じ

これはあくまで「仕事中」に「書類を探す時間」に限って調査されたもの。
ということは日常においては、探し物をしている時間はもっと長いということが容易に想像されます。

この時間を他のことにあてれれば、限られた時間の中、もっと有意義に過ごすことができるのではないでしょうか?

 

コクヨの解決法

今回、この調査を発表したコクヨでは、書類を整理するために様々な商品を紹介しています。
こどもの学校の手紙整理などにも便利ですね。

ぜひ身近にできることから始めてみてくださいね。

書類を探す時間の短縮方法

 

いかがでしたか?
筆者も自分の探し物はもちろん、子どもたちの探し物を一緒にしている時間を考えると・・・
少し気が遠くなってしまいました。

改めて、整理整頓を意識するきっかけとしてみてください。

 

<参考>
コクヨ商品一覧ページ
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